Zgodnie z Ustawą o rachunkowości dowody księgowe to dokumenty, na podstawie których dokonuje się ewidencji w księgach rachunkowych. Powinny być one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Dokumenty księgowe najczęściej przechowuje się przez okres 5 lat w siedzibie firmy lub w innym miejscu jednak musi to zostać zgłoszone do Urzędu Skarbowego. Czas przechowywania dowodu księgowego zależy od daty przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, w podziale na miesiące. Dokumentacja ta powinna być zabezpieczona i przechowywana tak aby, osoby nieupoważnione nie miały do niej dostępu.

Dokumenty (dowody) księgowe występują w 7 rodzajach:
– dowody zewnętrzne własne – przekazywane są kontrahentowi,
– dowody zewnętrzne obce – otrzymywane od kontrahentów,
– dowody wewnętrzne – dotyczą operacji wewnątrz jednostki,
– dowody rozliczeniowe – ujmują dokonane wczesniej zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
– dowody zbiorcze – służą do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów księgowych, które muszą zostać wymienione w dowodzie zbiorczym,
– dowody zastępcze – wystawia się je do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
– dowody korygujące.