Każda faktura powinna zostać objęta w ewidencji. Jednak czasem z powodu roztargnienia czy zamieszania, może dojść do sytuacji, w której nieświadomie faktura nie zostanie zaksięgowana. Co w takim wypadku zrobić?

Zasady jasno określają, że faktura powinna zostać zaksięgowana zgodnie z datą dokonania usługi lub jej wystawienia. Z tego powodu, od razu po otrzymaniu takiej faktury należy ją odpowiednio zaksięgować. Jednak co się dzieje w wypadku, gdy obowiązek ten nie zostanie dopełniony?

Niezaksięgowana faktura przede wszystkim obniża koszty uzyskania przychodu, przy czym zawyża podstawę opodatkowania. Powoduje to niezgodność w Księdze Przychodów i Rozchodów, która wtedy już nie odzwierciedla prawdziwych zdarzeń gospodarczych. A niezgodność ta wiąże się z kontrolą skarbową.

Niezaksięgowaną fakturę niezwłocznie należy zaksięgować po jej odnalezieniu, czy przypomnieniu o niej, co daje możliwość odliczenia kosztów. Pozwoli to również na dokonanie korekty rozliczenia podatku VAT, lub zaksięgowania wyłącznie kwoty netto, co nie pozwoli na odliczenie podatku.

W wypadku faktury sprzedażowej, należy dokonać korekty zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów, nawet w momencie, gdy miesiące są zamknięte, a lata rozliczone.