Obowiązek sporządzania spisu z natury określony jest w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tymi przepisami podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego oraz w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Obowiązek sporządzania spisu z natury dotyczy przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, ale także tych, którzy rozliczają się podatkiem liniowym oraz ryczałtowców.

Zdarza się, że na koniec roku podatkowego spis z natury wynosi zero. Najczęściej ma to miejsce w przypadku, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą związaną ze świadczeniem usług. Należy pamiętać, że spis z natury zerowy także obowiązkowo podlega ewidencji. Co ważne, w przepisach określone jest, że zerowy spis z natury nie zwalnia podatnika z obowiązku sporządzenia spisu z natury.