Wszystkie operacje gospodarcze muszą być potwierdzone właściwymi dokumentami zawierającymi ich opis. Dokumenty podlegające księgowaniu nazywamy dowodami księgowymi. Dokumenty księgowe muszą zapewniać rzetelne, a więc zgodne ze stanem faktycznym, dane o przebiegu tych operacji. Sporządzanie dokumentów księgowych musi być zgodne z wymaganiami określonymi ustawą o rachunkowości.

Nieprzestrzeganie zasad nie tylko sporządzania, ale również kontroli obiegu dokumentów księgowych sprawia, że wewnętrzna kontrola może być nieskuteczna, a w konsekwencji może kwestionować interesy firmy, dlatego ważne jest głównie zapewnienie:
– zgodności dokumentów z formalnoprawnymi wymaganiami, ustalającymi minimum elementów, od których zależy prawidłowość dowodu księgowego,
– zgodności danych zawartych w dowodach księgowych ze stanem faktycznym, dotyczącym danej operacji,
– terminowości sporządzania dokumentów i przekazywania ich do księgowości,
– ochrony dokumentów przed kradzieżą, uszkodzeniem, zaginięciem lub zniszczeniem, a także dostępem do nich osób nieupoważnionych,
– kontroli dokumentów pod względem formalnorachunkowym i merytrocznym.

Innymi słowy sporządzanie dokumentów księgowych powinno być rzetelne, dokładne oraz wolne od błędów rachunkowych.