Pracodawca, który we własnej firmie zatrudnia pracowników zobowiązany jest do zgłoszenia takich osób do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Płatnikiem składek będzie w tym przypadku pracodawca, a więc osoba pozostająca w stosunku pracy, nie jest zobowiązana do opłacania należności w postaci ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego czy zdrowotnego sama za siebie.

Aby sporządzanie deklaracji zgłoszenia pracownika do ZUS zostało przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi zasadami i prawami w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia pracy czy współpracy pracodawca musi zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokument na podstawie odpowiedniego formularza ZUS ZUA lub ZZA w zależności czy osoba, która jest zgłaszana podlega dodatkowym składkom, czy wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Formularz powinien zawierać dane zarówno płatnika składek jak i osoby zgłaszanej do ubezpieczeń wraz z danymi takimi jak PESEL, NIP, datą urodzenia, podstawowymi informacjami oraz z określeniem dokładnej daty sporządzenia dokumentu.